人人都能学会的GTD执行流程,助你实现高效无压的生活

发布时间:2020-12-19 4评论 8208阅读
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每天在工作中忙得焦头烂额,经常加班,周末也无法休息;一边打扫卫生,一边教孩子学习;一边和老公说话,一边看短视频……


这些都是很熟悉的场景,是不是?我们为什么每天都工作、生活的那么累呢?有没有一种好的方法,可以让我们高效率的完成工作,专心的陪伴家人呢?

 

《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》作者戴维·艾伦,是著名的时间管理大师。拥有30年提升效率培训的经验,他创造的GTD工作方法,是全球通用的个人事物管理系统,可以帮助大家从高压和不确定的状态中,提升到无压力高效的状态。

 

接下来我将为大家带来具体的执行方法。

 

第一、干净的工作环境。

 

如果你的办公地址在办公室,那么最好在家里也准备一块区域,用来处理学习、工作、财务等方面的事务。如果平时就是在家里办公,那就更需要一块专门的工作区域。

 

对于没有固定办公环境的人来说,可能是在卧室的床上、客厅的沙发上、阳台上等。由于没有特定的环境,会让我们无法保持专注。比如,本来想在客厅的沙发上看一会儿书。结果习惯性的拿起遥控器,打开了电视,看了一会电视,又拿起手机开始看微信、刷抖音,又看到桌上有零食,就拿起一块巧克力吃,吃着吃着感觉有点口渴,又去厨房倒了一杯水。不知不觉时间已经过去了很久,突然想到我到底是要来干嘛的?

 

而对于有特定的工作场所,就可以让我们来到这里,就会专注于工作。同样是想看一本书,如果来到工作区域,就会很快进入到学习状态。

 

第二、将未竟之事,

收集到工作篮。

 

要想清楚哪些东西应该收集进来,最好的方法就是逆向思考,有哪些东西不应该收集。

 

比如便利贴、书签、圆珠笔等日用品;一些产品说明书、特意收藏的杂志等参考资料;家人的照片、盆栽等装饰品;电脑、打印机、记事本等办公设备。

 

不过有一点需要注意的是,有些东西虽然在这四类中,但是仍然需要处理。比如收集的图书、杂志、说明书等,是不是有些已经过时了,没有用了呢?需要把这些放进工作篮,等待下一步处理。

 

在收集阶段,有可能会遇到收集内容太多,一个工作篮放不下、陷入打扫整理误区等问题。

 

对于资料太多,一个工作篮放不下的问题。我们可以将这些资料,都堆积在工作篮附近,甚至是地板上。在处理和组织阶段再清空。

 

对在收集时,容易陷入打扫和整理的误区。当这种情况发生时,我们可以把要打扫的愿望,当成是一个待完成的清单,写在纸条上放入工作篮。

 

我们清楚了哪些是不用放进工作篮,在收集阶段会出现哪些问题,如何解决的方法以后,就可以开始进行真正的收集阶段了。

 

比如先从办公桌面开始,接着是抽屉、柜子等角落。遇到任何不确定的问题,就先都放进工作篮,待下一步解决。

 

外部收集工作完成以后,就需要进行内在的收集工作,清空自己的大脑。

 

周三上午要完成报告,给老板汇报;周五晚上8点要和女朋友看电影;周日上午9点要和朋友去打球……把这些存储在大脑中的信息,全部都写在纸上,最好一张纸写一件事情,仅仅是一个写下来的动作,我们的大脑就会放松很多。

 

第三、清空工作篮。

 

把工作篮清空,并不意味着,要把我们刚刚所收集的任务全部完成。实际上它指的是,让我们识别收集到的每样东西,确定清楚它是什么,对你又意味着什么,要采取什么样的行动。

 

在清空工作篮之前,一定要遵循三个基本原则。

 

第1个原则是,最先处理工作篮中最上面的事情。

 

我们必须要遵循这个原则,按照顺序处理。如果我们在工作篮中,选择感兴趣的、认为是紧急的重要的事物来处理,随意打乱次序,那么用不了多久,我们的工作篮又会堆积如山。

 

第2个原则是,一次只专注于做一件事。

 

给孩子辅导作业的时候,想着晚饭做什么好吃的;做饭的时候,想着还有一份报告没有写;写报告的时候,想着衣服还没有洗……


结果由于没有专注,导致和孩子相处不愉快、做的饭不好吃、写的报告不合格。

 

我们一次只专注于一件事,集中精力做好它,就可以很好的应对无序杂乱的生活。

 

第3个原则是,永远不把事情再放回工作篮。

 

比如工作篮中有一条是,下周一给客户小李打电话。那我们就可以把这项任务,放在将来待办清单中,或者是在日历中标记上。

 

严格遵循这个原则,就不会出现工作篮堆积的情况。

 

当我们严格遵循这些原则清空工作篮,最重要的一步就是下一步行动了。

 

对于两分钟之内,可以搞定的任务,就马上去执行;如果完成时间超过两分钟,那就认真思考一下,这个任务是不是必须要由我完成呢?如果不是,就委派给他人;对于超过两分钟时间,而且还必须是自己处理的事情,推迟执行的话,就一定要在日历中写清楚。

 

第四、建立好清单。

 

需要管理的事情可以分为以下7大类:项目清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、下一步行动清单、等待清单、参考资料、将来也许清单。

 

我们重点来说一下,根据不同的情景,执行的下一步行动清单。

 

比如电话清单。今天你的任务是,和10位客户进行电话交流。那我们就可以按照顺序,把客户的电话号码写进去,然后根据自己的时间灵活安排。举个例子,如果你打车去某地,需要半个小时,那就可以在这半小时时间里,和10位客户进行短暂的交流。

 

相似的情景还有,在电脑旁、外出、在办公室、在家、阅读回顾等情景。

 

当我们按照事情发生的场景进行分工时,就可以在特定的场景中,干特定的工作,还可以提高专注力,提高效率。

 

第五、定期回顾。

 

如果我们是在适当的时间回顾,那每天的回顾时间可能只需要几秒钟。

 

我们可以进行每周回顾,之前收集到工作篮的信息,通过回顾,检查是否已经全部执行完成。如果还没有处理,就要及时更新,做好下一步行动。

 

一次好的回顾复盘活动,可以让我们更加高效的面对生活和工作。

 

第六、选择最合适的行动。

 

我们可以根据情景的不同、需要花费多少时间、多少精力以及重要性的程度来区分。


比如我读完一本书,写一篇书评,需要2~3个小时。这就需要一个集中的时间块来处理,有可能是早晨早起一两个小时,或者是晚上集中完成。

 

我们在工作中,还需要根据6层视野,来考虑重要程度。

 

地面指的是目前的行动;1楼视野是指当前的工作;2楼视野是关注和责任的范围;3楼视野是我们1~2年的目标;4楼视野是长期的展望;5楼视野是一生的价值观和愿景。

 

每一个层次都是上一级层次的具体和细化,并要为上一级提供支持和服务。如果偏离了目标,就要果断放弃,一定要做和目标相一致的,最重要的事情。

 

笑笑心语:我们严格按照GTD的执行流程来做事,那我们逐渐的就会摆脱效率不高、压力很大、很忙碌却没有任何收获的困境。取而代之的是,每天高效完成工作任务,很轻松愉快的享受个人时光。


原创:笑笑
责任编辑:一只梨

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