如何制订可实现的计划清单?

发布时间:2020-10-17 5评论 2119阅读
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对我们大部分人而言,问题不是没有目标,而是目标太多。——罗伊·鲍迈斯特《意志力》


计划清单已经成为我们进行时间管理的重要工具,它可以帮助我们理清和安排工作和生活中繁杂的各种事项,对自己的行动进行自我控制。


许多人往往会列出一大串事项清单,然后雄心勃勃地打算去一个个完成。但是,罗伊·鲍迈斯特的《意志力》一书告诉我们:清单越长,失败率越高。


01

目标太多等于没有目标


自我控制的第一步是设置清晰的目标。但是,我们很多人的问题不是没有目标,而是目标太多。


我们每天都会列下许多计划和目标,一天忙碌下来,却发现清单上依然还有很多任务没有完成,每天的各种目标都没有达成。


我们每年年初都雄心勃勃地列下一堆的年度计划,结果到了年底,还有很多项计划完全没有动静,然后又copy到了下一年的计划表中。


可以说,目标太多等于没有目标。


对行为进行自我控制常常会消耗大量意志力,但是,我们的精力和时间都有限,清单上过多任务的会让我们无暇顾及。而有些目标会让工作和生活之间发生冲突,这也会花费我们更多时间去思考,消耗能量。


考虑得越多,往往会让我们产生焦虑,阻碍行动。就像“布里丹之驴”,左右犹豫不决,既想吃这边的干草,又不想放弃那边的干草,不知道怎样做选择,结果活活饿死。


记得在问答区有位题主提出,因为要同时应付工作、照顾家庭、准备考研,让自己感到十分焦虑,进而怀疑自我、怀疑人生。这就是目标太多带来的能量过度消耗和对情绪的负面影响。


有本书叫《最重要的事只有一件》,就是强调在一个时期内要把精力集中在最重要的那一件事上,专注地把一件事做完、做好。


用另一种说法来理解,就是“活在当下”。当我们工作时,便专注于工作这一件事,目标是把手头的工作认真完成,不要去想家庭和考研的事。当我们回到家面对家人时,便一心一意地陪伴他们,不要三心二意地无法放下工作的事。当进入学习时,便全心投入进去,屏蔽其他事情的干扰。


乔布斯每年都会让员工列出公司一年内要做的100件事,然后划掉90件,再然后划掉9件,最终只剩下一件事,就是全公司在这一年里要集中时间和资源投入进去完成的最重要、最关键的那个目标,这样才做出了深受欢迎的优秀产品。


你不妨也想一想,你为自己定了多少个目标计划?能不能把它们划掉再划掉,最后保留一个,它就是你目前要努力去完成的最重要的事情。



02

长期目标与短期目标的平衡


目标可以分为短期目标和长期目标。短期目标只解决眼前的事情,长期目标需要有长远的目光和思维,也需要有强大的意志力来支撑。当意志力被损耗时,许多人往往无法顾及长期目标。


有研究者在对一些大学生的观察中发现,根据长期目标制订月计划的学习表现比短期目标的日计划好。因为日计划的制订太耗时间,也缺乏灵活性,无法根据实际情况进行调整,影响了目标的达成。


比如,为了考研,我们可以计划好每天背多少个英语单词,但是如果没有长期目标,也忽略了月计划的制订,我们也许会忽视考试安排,无暇顾及英语长难句、作文写作、真题等方面的学习和加强。


美国最重要的创建人之一的本杰明·富兰克林,就很擅长设置长期目标。为了克服自己的缺点,培养良好道德,他列出了一系列共13项美德,然后给每个美德定下一个小目标,采取“分而化之逐个击破”的策略——


在一个时期内,将注意力集中在其中一个美德上去进行自我检查和修炼,13项美德轮番进行修炼,最终让自己成为一个具有综合美德的智者。


《意志力》一书里讲到一个事例。曾有心理学家为美国五角大楼的高级将领们进行时间和资源管理的讲座,他要求大家用不超过25个单词写出自己的管理方法,这让大家都感到很为难。其中只有一位女将领写了出来:“先把事情按轻重缓急排序,后划掉排在‘3’后的所有事情。”


在实际生活中,也许我们的目标并不止一个,但这位女将领所写的方法展示了一个原则,就是:要在长期与短期、精确与模糊的目标之间求得平衡。


计划应该如何制订?需要制订到多长远?可以像上面那位女将领所说,将你的各项计划按重要性和紧急性次序列出来,然后就能看到,排在第一位的就是你眼前要去执行的最重要最紧急的短期计划,排在第二至五位的是长远一点的目标和计划,再后面的那些,也许就可以果断舍弃了。


03

确定“下步行动”


在信息爆炸的今天,我们每天都会接受大量信息。很多信息和事务需要我们马上做出回应和反馈,比如工作邮件、工作计划、微信信息、时事新闻等等,我们一不小心就成为“信息的奴隶”。


你有没有这样的感受:当你计划的目标或任务没有完成时,脑子里就会念念不忘,有个声音不断提醒你去完成任务、实现目标。然而,一旦任务完成、目标实现后,脑子里的那个声音就消失了。这就是“蔡格尼克效应”。


过多的信息会扰乱我们的目标计划,消耗我们的意志。怎样才能消除这些内心的噪音?《搞定:无压工作的艺术》一书作者提出一个叫“下步行动”的方法,就是要为每个目标或任务确定下一步具体采取什么行动。


比如,清单上的计划除了列出“做月度销售数据分析报告”或“阅读一本书”这些事项外,还应具体写下“下午3点找A同事拿销售数据”或“把某书放到桌子上”之类的下一步要进行的行动。越明确清晰的行动要求,就越能去执行和实现。


另外还有一个“两分钟原则”:如果一件事情所花时间不到两分钟,就不要放在清单上,而是立即去完成,然后立即删掉。这能让我们的计划清单不会越来越长,而是能尽快到达“零态”,也就是全部完成,实现清零。


一旦确定了下步行动,有了清晰的指向,我们的大脑就能放松下来,不会受到内心噪音的干扰,减轻焦虑感,也方便我们更有目的性地行动起来,增加目标实现的可能性。



制订一份可实现的计划清单,就像我们为自己的人生之路描绘一幅清晰的图景,将一切都把握在自己手中。你也尝试列一份计划清单吧,但是请注意,可不要太贪心。


原创:Vege青空
责任编辑:一只梨
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