如何在繁杂的工作中保持工作效率?

发布时间:2020-09-03 18评论 3257阅读
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文:舒琪聊职场
来源:舒祺聊职场(sqlzc01)


我们先来看看那些真正能日拱一卒做到、对自己的工作生活都充满掌控感的人都是如何做的呢?


和你分享三位我比较佩服的高手:



 1.  柳比歇夫 


柳比歇夫在26岁时独创了一种“时间统计法”,通过记录每个事件的花销时间、统计和分析,进行月小结和年终总结,以此来改进工作方法、计划未来事务,从而提高对时间的利用效率。在这期间他不断完善这一统计方法,并一直沿用了56年直到逝世。


他生前发表了七十来部学术著作。其中有分散分析、生物分类学、昆虫学方面的经典著作;这些著作在国外广为翻译出版。各种各样的论文和专著,他一共写了五百多印张。五百印张,等于一万二千五百张打字稿。即使以专业作家而论,这也是个庞大的数字。


具体情况推荐你看看《奇特的一生》这本书。


 2 .  村上春树 


村上春树是一个极其自律的人,他的日程表非常有名:每天4点起床,写作5小时。下午跑步1小时或者游泳1.5小时。然后读书,听音乐。晚上9点就寝。


30多年,从未改变。


此外,他规定自己每天必须写出10页稿纸,每页400字。提不起劲也要写10页,文思泉涌,也要在10页左右打住。


这种自律的状态让他一直保持了很高质量的写作水平。


 3 .   查尔斯·汉迪 


查尔斯·汉迪第一次提出了“组合式工作”这个概念,所谓“组合式工作”就是由有薪工作、学习工作、家庭工作和义务工作构成。对于查尔斯·汉迪来说,他每年用6个月时间上班,3个月时间学习,2个月时间和家人在一起,还有1个月时间做义务工作。


学习、和家人在一起以及做义务工作都是连续性地做,因而效率会非常的高。工作为了生活,学习为了不断给自己增值,家庭工作和义务工作给自己归属感和意义感。

 


你是否也非常羡慕这些充满掌控感的工作生活状态呢?


你可能会说,自己太忙了,或者现在的工作状态完全没有办法做到。从长远来看,工作永远做不完。如果我们被动地迷失在一项项任务中,我们很难提升自己的认知边界、磨练技能、创造新的价值。只能在不断的干扰中做一些浮浅的、没有创造太多新价值且容易被替代的工作。


如何利用结构化的思路让我们对自己的工作方式有更加清醒的视野和掌控感呢?


从把常规事项做得又快又好开始。


先问你三个问题,你有没有想过:


一天开始的时候,你希望自己今天怎样度过?

一天结束的时候,你是否有盘点今天你都做了哪些事情?

在这一天做的事情当中,又有哪些事情能够产生真正的价值?

 

这些问题可能一下子有点难以回答上,重点不是这些问题的答案是什么,而是你在思考这些问题时你的感受是什么。你是不是在想:


大部分工作都已经被领导、客户和同事等安排好了,自己没有多余的发挥空间;

感觉每天都很忙碌,但好像也没具体做成了些什么。

大部分时候都是被任务推着走,一天下来很是疲惫,感觉没有时间去盘点和思考那些真正重要的事情。


那么具体如何破除这种困局?


我们用结构化的方式进行梳理。

 

1、罗列要点:建立工作日志追踪你的时间


首先,把你一天中大大小小的工作事项记录或罗列下来,看看自己做了哪些事情,分别都用了多长时间。

 

有可能我们罗列的事情有:晨会、看产品资料、阅读行业新闻、拜访客户、微信回复客户消息、参加培训、向领导汇报工作、和其他部门的同事沟通、处理突发情况、其他活动等。

 

很多人可能已经接受并习惯了这样的工作方式,但有结构化意识的人更能敏锐地觉察到问题所在。结构化的思考方式是一种能够让你重新审视自己的工作状态,能够提高你工作的效能和掌控感。


2、归类分组:找到分配时间的规律


一般会怎么分类?和老板相关、客户相关、同事相关?但这只是对事物浅层的特征进行了分组,但实际上我们在做的时候,最重要的是看优先级,如何判定哪些是重要的、哪些是紧急的。


例如,查看你的日志,找出你分配时间的规律。然后思考以下问题:


“哪类活动消耗了我大部分时间?” 文案工作、喝咖啡或回复语音讯息是否占用了你太多时间?


“有些任务是否总会集中在某些时间点涌现?” 你是否将周一早上的大部分时间用于回复电子邮件?午餐后是否经常有不期而至的访客?会议是否集中在每周的后几天?


“这种时间分配方式是否符合我最重要的目标?” 如果你是做销售工作的,那么每天大多数时间用于接打电话是很正常的。但如果你负责的为应收账款工作,那么电话太多就不大正常了。


“我一天有多少时间用于优先级靠前活动?” 时间分配的最终目标是把大部分时间都用于高优先级的活动,优先级后面 的活动则应占用尽量少的时间。


通过对于这些问题的思考,你会发现自己正在做的事情和想要做的事情之间的差距,找到关键问题所在就成功了一大半。


3、逻辑递进:遵从优先级办事


每一类事项的排序逻辑是根据优先级来划分的。


很多人其实是不敢给自己定优先级的。或者列定了优先级,其实也没有完全按照列定的优先级执行。


你需要识别低价值任务,在你每天的工作中找出对你或公司不太重要的工作,或者相对容易放弃、委派或外包的工作。面对这些低价值工作,如果是那些立即放手并且不会带来负面效果的任务,你就可以迅速毙掉;如果是那些无需费神就能下达给他人的任务就委派给他人等。


对于那些真正重要的事情,你才需要要花时间去深度思考、系统解决。

 

常规事项是那些你每天都要面临的东西。有时候他们很容易变成了惯性去执行,低水平重复,一直沿用老方法;并且,遇到类似情况的时候,不会立马迁移以往的好经验、避免以往走的弯路和掉的坑。你是否每天都在解决“新问题”?在高手眼中,有的问题的本质是一样的。他们会总结处理一类特定事物的特征,穿透表现看到底层,从而用一套方法去快速分析问题、解决问题。

 


面对这类常规事务,我们如何才能快速地想出这么多要点,并按照合理的顺序进行执行呢?


分享一个练习方法:随时随地总结方法论。


彭小六有个观点我很赞同:无论做什么都要形成一套系统的输出产品。


他说:我跟我的团队小伙伴说,当你离开这个团队,你的绩效不是帮我做了100场直播,出版了多少本书,而是你有没有输出自己的专业产品,你有自己的岗位知识体系吗?把它变成手册了吗?


比如,A是做内容策划的,你形成自己的内容方法论了吗?B是做运营的,你有做出运营手册吗,对于每周的直播有形成SOP吗?


彭小六自己健身100天,就输出了一本健身册子,关于吃、穿、练、睡,有了自己的一套方法论。

 

具体如何做呢?


以我为例,我每周都会写一篇微信公众号文章。我会把一篇周更文章拆成几部分,并且总结了完成各个部分最适合自己的时间段:


(1)选题:


一般来说我会在一周后半段的时间准备下一周干货文的选题。选题都从哪里来?


我每天早上起床会听一两本书,在去讲课或咖啡厅的路上会看几篇优质公众号的文章,从中初步确定两三个我想要深入研究的话题;


另外,大家在社群中大家讨论的话题、微信公众号和视频号中的留言、知识星球中的提问以及在职业咨询中碰到的好的话题我都会及时写下来,作为写作话题备选。这个过程不用花费专门的时间段坐下来写,只需要利用碎片化的时间,用发散性的思维进行即可。

 

(2)立意和框架:


接下来我会针对于选题进行观点的提炼和行文思路的准备。这个过程需要结合自己的实践和过往案例进行思考,提炼出自己独到的见解。当思路卡壳的时候需要搜索相关的资料书籍等获得启发,甚至跟相关的人员做访谈。例如我在写转型系列的话题的时候,就访谈了很多行业不同岗位的伙伴的转型经历,从中提炼出职业转型在认知、方法层面的观点和思路。

 

(3)素材:


有了核心观点和大体思路,就需要找到合适的素材来支撑。


存量素材:我平时会积累一些素材,我会检索关键词;另外,也会回想以往写课、咨询过程中的案例是否能够复用的;

增量素材:根据文章的论点,在网上、书上查看有趣有料的素材,对文章进行补充和完善。

 

(4)成文


一般会在清晨或者在晚上一个不被打扰的时间段内一气呵成地完成。

 

(5)打磨


在初稿完成之后,我会稍微隔一段时间之后再看看文章的标题、开头和结尾能否更加优化一些。并且为了让更多的伙伴点击阅读,也会研究怎样写转发词才能引发大家的阅读兴趣。

 

每周更新一篇干货文已经是我的常规事项,正式有了这样一套方法论,我才能够完成得又快又好,慢慢地我形成了自己的写作风格和节奏。

 

我们之所以要将常规事项做得又快又好,一方面因为这是基础,另一方面是为了提供足够的时间和精力去完成那些具有挑战性的事项。常规事项又快又好的完成能够极大地增强我们对于工作的掌控感。


总结一下,想要把日常工作中的事情做得又快又好,需要我们按照结构化的思路去执行:梳理现有工作的时间分布及其规律,严格制定优先级执行,并且在做得过程中不断总结方法论,这样才能能够迅速发现问题、解决问题。


作者简介:舒琪聊职场,公众号:舒祺聊职场(sqlzc01)前世界500强资深HR,知名职业教练舒祺的个人号,专注一件事:帮助更多职场人在喧嚣的世界里找到自己的幸福。

责任编辑:小鲸鱼 半度微凉

原作者名: 舒琪聊职场

转载来源: 舒祺聊职场(sqlzc01)

转载原标题: 如何在繁杂的工作中保持工作效率?

授权说明: 口头授权转载

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