工作老走弯路?因为你没用好以终为始

发布时间:2019-10-25 1评论 3776阅读
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文 / 王世民
深圳尔雅总裁 | YouCore创始人
著有《思维力》《学习力》《个体赋能》

01
什么是以终为始?


如果我给你二十块形状各异的乐高积木,让你去搭一座桥,你可以在多长时间内搭出来呢?


假如以前没搭过的话,你很可能会不断地试着用不同形状的积木做组合,经过反复多次尝试后,才能搭出一个你想象中的桥。


我让多个不同的人试了这件事,结果发现有人搭的桥高些,有人搭的桥矮些,有人搭的桥长些,有人搭的桥又短些。


但我换了一种要求后,结果就截然不同了。


同样是给不同的人提要求,但我给了他们一个桥的积木模型图片,然后让他们从乐高积木堆里自己去找积木搭这座桥。


几乎所有人都是一次性完成了桥的搭建,而且桥的高度、长度完全一致。


第一种做法,是我们平时惯常做法,从自己的已知和已有的资源出发,顺着往下做。


第二种做法,就是“以终为始”的工作方法,先从最终的成果出发,倒推出所需的资源,再去寻找这些各种资源。


在工作中,如果能养成以终为始的工作习惯,那么你在工作中走弯路、做无用功的次数将会大大减少,从而极大地提高你的工作效率和成效。


那怎样才能做到以终为始呢?


一共四步:


步骤一:明确输出成果

步骤二:倒推生成步骤

步骤三:确定必要输入

步骤四:监控每步差异



02
以终为始四大步骤


▼ 步骤一:明确输出成果


以终为始的本质,就是从“终”出发,一切的工作都是围绕“终”展开的。


因此,以终为始的第一步就要明确清楚这个“终”到底是什么输出成果。


以搭桥为例,这个输出成果就是用乐高积木搭出的桥。


明确了输出成果是什么后,如果有必要,还要将这个成果按照构成要素做分解。


比如,乐高积木搭出的桥,就可以再被分解成桥面,左立柱和右立柱。如下图所示:



 图1:积木桥的分解示例


▼ 步骤二:倒推生成步骤


最终要输出的成果被明确后,下一步就是要从“终”出发,倒推生成结果的步骤。


这本质上是一种纸面上的“预演”,在正式动手之前,按时间维度将做事步骤给分解出来,并设定好衡量每个步骤的过程指标。


有了这一步的纸面推演,就可以让你避免走弯路,少做很多的无用功。


继续以搭桥为例。


要搭出一个桥,你必须要将左右的立柱和桥面拼接在一起。


立柱可能不会有现成的,因此要从一大堆的积木里找出拼接立柱所需的积木。


还要从一大堆的积木里找出可用作桥面的积木。


经过这么倒推后,用积木搭一座桥的步骤就出来了:第一步:找出用作桥面的积木第二步:找出拼接立柱所需的积木第三步:拼接立柱


第四步:拼接立柱和桥面


▼ 步骤三:确定必要输入


做事的步骤生成后,我们还不能立马就去做。


相较于一般顺推的做事方式,以终为始生成的步骤有个非常大的优势:你会很清楚,为了生成最终的成果,每个步骤都需要哪些输入。


还以搭桥为例。


倒推出搭桥的步骤后,你大致就能预估出来,搭一个桥需要7块积木:左右立柱各需要3块短积木,桥面需要1块长积木。如下图所示:


 图2:搭桥所需的7块积木


这两类七块积木就是搭一个桥所需的输入。


知道了每个步骤所需的输入后,我们还可以继续分析下哪些是已有的,哪些还没有。


这样就可以让我们避免在不需要的或已有的内容上浪费时间和资源,而是将宝贵的时间和资源投入在必要的工作上。


以搭桥为例,这7块积木目前我们都没有,因此都需要从一大堆乐高积木里找出来。

    

▼ 步骤四:监控每步差异

  

步骤二倒推出的步骤,以及步骤三中识别的输入中,包含了我们大量的假设,在实际执行中,总会有情况与我们假设的不一样。


而且,在以终为始的工作方法下,你每一步的偏差都会直接导致最终结果的偏差,因此你要监控每一步的工作是否达成了预期,如果没有的话就要及时采取调整措施。


我们还以搭桥为例。


你从积木堆里寻找用作桥面的长积木时,可能会发现没有足够长的积木。


这时,你就要及时做调整,用两块半长的积木(下图的7和9)和一块连接的积木(下图的8),来替换原先计划里的一块长积木。


▲ 图3:把一块积木替换成三块积木的桥


以上就是以终为始的四大步骤,为了让你真正掌握以终为始的运用方法,我举两个不同的以终为始应用的案例,帮你加深理解。


03
应用示例一:调研


我们先以客户调研为例。


一般人做调研时,首先就是制定调研计划,然后按计划上门访谈,最后再整理调研报告。


这种做法,往往是到了出具调研报告时,才发现有些该问的没问到,没必要问的和重复问的内容一大堆,既浪费了时间,调研报告的质量还没有保证。


但如果用以终为始的四步来做客户调研的话,那情况就截然不同了。


▼ 步骤一:明确输出成果


调研的输出成果是调研报告,因此以终为始的第一步就是先明确调研报告的要求。


最好的做法就是拿出一份完整的调研报告出来参考,并分解出报告的内容结构。


 步骤二:倒推生成步骤


调研报告的要求明确了后,第二步就是根据调研报告的内容,逐步倒推出要分几个步骤来做,每个步骤要做什么。


首先,要完成调研报告内容的填充,就必须采集到所需的各种输入信息。


其次,要采集到这些信息(访谈记录,以及采集的资料),就必须要有相应接受访谈的人,以及提供资料清单的人。


最后,必须有针对不同人的访谈提纲,以及资料采集清单,这样才能采集全所需的信息。

  

经过上面这样简单的倒推,一个大致的调研流程就出来了:


1、编制访谈提纲和资料采集清单

2、制定调研计划

3、访谈和采集资料

4出具调研报告


▼ 步骤三:确定必要输入


调研的步骤,以及每个步骤所需输入的内容梳理出来后,我们就可以来分析哪些资料是我们已有的,哪些还没有。


① 哪些资料我们已经有了


比如,公司的名称、成立时间、地址、营业收入这些内容,我们在公司公开的财报里就能看到,因此就无需再花时间采集了。


② 哪些资料还需要补充或更新


比如,所有员工的绩效考核情况我们没有,这个要补充。


还有,公司的十三五规划,我们手头虽然有一份,但因为已经过了两年,需要采集最新的战略执行情况作更新。


经过上面这么一梳理,我们就将没必要做的事都排除了,确定了必须要访谈和采集的资料。


▼ 步骤四:监控每步差异


虽然我们的调研计划是按倒推的方式制定的,比顺推方式做的调研计划质量要高很多,但依然包含了大量的假设,跟实际执行的情况会有不一致。


因此,你要监控每一步的调研是否达成了预期,如果没有的话就要及时采取措施调整


比如,你访谈完两个人后,发现他们都无法提供对本行业发展的趋势洞察,这时你就要及时补充其他访谈人,找行业分析报告或者采访同行做补充。


上面就是以终为始做客户调研的四步,采用这种工作方法,你就可以花更少的时间,出具更高质量的调研报告了。



04
应用示例二:地推活动


客户调研是一种要输出某种文档的工作,它的以终为始的做法,你可以套用在任何一个需要输出具体产品(如实物、视频、图片、文档等)的场景中。


下面,我们再来看另外一种没有具体产品产生的工作,是如何运用以终为始的。


我们以地推活动为例。


 步骤一:明确输出成果


地推活动的“终”不是一个或某几个产品,而是衡量效果的一个或某几个指标。


比如,我们示例的这个地推活动,衡量指标是“一个月内,在微信群内留存5000人”。


因为一个微信群,扫码进群的上限是100人,因此我们需要对这个衡量指标做进一步的分解:要做到60个百人群,平均每个群84人(因为每个群都肯定有人流失)。


▼ 步骤二:倒推生成步骤


作为“终”的衡量指标明确后,我们就要来倒推实现这个指标的步骤了。


首先,要最后留存60个不少于84人的群,就需要有60个群的一个月运营,留存率不能低于84%。


其次,要能吸引6000人,分别进入60个群,这就需要有进群引导运营。


第三,进群是扫码自动进群的,根据预测,扫码进群率是60%,因此至少需要吸引10000人扫进群的二维码。


第四,因为是地推,进群的二维码是印制在卡片上的,根据预测,拿到卡片的人大约50%愿意扫码看看,因此至少需要发放20000张卡片出去。


第五,卡片发放会有遗漏、丢失,或者被城管没收,根据预测,大约会有20%的损失率,因此至少需要印制25000张卡片。


基于以上的倒推,我们就可以拟出第一稿的地推推广步骤以及各步骤的过程指标。如下表:



▼ 步骤三:确定必要输入

  

主要的步骤,以及每个步骤的过程指标衡量出来后,我们就可以来分析哪些步骤所需的输入我们是已具备,哪些是需要重新准备的。



像这次地推,我们已有的是群内运营的素材和流程,但缺文案、缺卡片、缺发放人手、缺二维码,以及缺进群引导流程。


这个梳理好了后,我们就不需要在群内留存上浪费时间和资源了,而是将重点放在其它事项和物料的准备上。

    

▼ 步骤四:监控每步差异

  

前面三步做完后,其实还都处在计划阶段。


实际开始执行时,就要及时监控每个步骤的过程数据了,一旦发现异常就要及时分析原因做调整。


因为最终的指标是直接受这些过程指标影响的,只要有一个过程指标不达标,在其它指标不变的情况下,最终指标就会不达标。


比如,我们在实际执行地推时发现,发放卡片的兼职领了1000张卡片出去,但一个上午只有50个人扫码了,这个扫码率只有5%,远远低于我们预期的50%。


于是,我们赶紧停下来原来的卡片发放计划,不用兼职,改成我们自己带了1000张卡片去地铁口发放。


做了后才发现,原来很少有人会接我们发放的卡片。


于是,我们就及时做了两个调整:


1、增加了一个步骤,并同步增加了一个监控指标:卡片接手率。


2、买了6套很酷炫的卡通服,让兼职穿上卡通服发放卡片


做了这个调整后,卡片接手率直接飙升到了80%,远远超过了我们的预期,连一直在我们旁边吆嗬的阿姨们,都只顾盯着卡通表演,忘了再喊“发票…发票…”了。


以上就是以终为始做地推的四步,采用这种工作方法,哪怕是新手也能做出一个精彩的地推活动。


05
小结


以终为始的本质,是从要输出的成果出发,始终围绕着这个成果只做必要的工作。


因此,它不仅会让你的工作成果更出色,更能够帮你大大减少工作中所走的弯路、所做的无用功,让你的工作效率大大提升。


要做到以终为始也很简单,只要你按下面四步来就可以了:


步骤一:明确输出成果

步骤二:倒推生成步骤

步骤三:确定必要输入

步骤四:监控每步差异


排版:Survival


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王世民,著有畅销书《思维力:高效的系统思维》。超过12年的管理咨询和项目管理经验,曾先后领导IBM的成长型企业解决方案事业部咨询团队,以及HP的华南区咨询团队。生于2014年创办了深圳赋能教育科技有限公司,并成功打造了深圳尔雅和YouCore两大品牌。

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