做计划,千万要避开这5个误区!

发布时间:2019-04-10 1评论 2406阅读
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文 / 王世民
深圳尔雅总裁 | YouCore创始人

著有《思维力》《学习力》《个体赋能》


 前言 


人人都知道做计划的好处,哪怕是不做计划的人。


但如果你踩中下面五个误区之一的话,那计划可能不但无益,反而有害了。


01

误区一:无目标导向


编制计划的第一个常见误区就是:无目标导向。


很多人编制的年度计划都是无目标导向的规律性重复计划,比如今年我要每天早起、看100本书等等。


这样的计划看起来很励志,但只强调了过程,而没有结果验证,完全起不到计划该有的效果:



 1、没有目标,计划就失去了预演的意义


计划是在纸面上、对实现目标的行动所做的预演,如果没有了目标,那也就失去预演意义了。


就像每天早起这样的计划,压根没必要预演,每天按时做就可以了。


但如果是利用早晨的时间,6个月内完成某本书稿的写作,那这个计划就很有预演的必要了。


因为它不仅仅是起床就行,还需要制定每天早起要做的事情。


 2、没有目标,计划就失去了纠偏的核心价值


计划预演后,产生的最大价值就是提供了一个基准,从而可以让我们判断执行是否产生了偏差,是什么原因造成的偏差,针对这些偏差需要采取何种对策。


没有目标导向的计划,是没有偏差的,没有偏差也就不会有任何改进了,哪怕错了也是每天机械重复,结果就是“十年的努力经历,不到一年的经验沉淀”。


因此,编制计划时一定严格从目标出发来分解任务或工作,以终为始,这样计划才能起到它该有的价值。


02

误区二:计划大而全


编制计划的第二个误区就是:追求大而全的计划。


比如,一个一年期的企业创新项目,事无巨细什么都想编列在计划里,甚至详细到八个月后的每一周做什么都列得清清楚楚。


这样的计划看似很用心,但可执行性几乎为零,它至少存在下面3个弊端:


 1、浪费太多的精力在计划的更新上


大而全计划的特点是各计划项特别细致,除了编制计划时需要花费大量时间和精力外,每天还需要大量时间来更新计划的执行情况和变更。


太多的精力花在文档上后,反而没有足够的精力来执行实际的工作了。


 2、打击计划执行的意愿


只要任务或项目稍微复杂一点,实际执行的进度跟计划的进度100%是不一致的。


计划项越细致,这个执行差异就越大,几天一过,差异就会大到几乎没有指导性了,因此人也就失去按计划执行的意愿了。



 3、对变化的适应度差


计划是我们对任务或项目执行步骤的一种预演,这种预演是基于一定的外部环境、内部执行力假设开展的。


但无论是外部环境、还是内部执行力,都有很多你不可控的因素。


比如,特朗普发起贸易战导致客户的业务量下降,某个团队成员生病住院了等等。


因此,计划基于的假设是有很大可能会发生变化的,而大而全的计划因为过于细致,很难适应这样的变化。


那如何避免大而全的计划呢?


遵循近细远粗的原则即可。


比如一个年度计划,近期的1个月计划编得稍微详细些,第1周的计划甚至可以具体到每天,但第2个月的计划就需要粗放些,第3个月及往后的计划就可以更粗放了。


随着计划的往前推进,再以此为原则滚动细化最近一周、最近一月的计划。


那大而全的计划是不是就一定不能编制呢?


也不是。


某些情况下大而全的计划也是适用的,这种情况就是执行的任务已经有很成熟的方法论,按照历史经验来做就是最佳选择,而且外部变化很少。


比如,普通的建筑项目或者复制性的软件开发项目。


03

误区三:急于求成


新手编制计划时,除了容易大而全外,还会急于求成。


比如,明明至少要三个月才能干完的事,恨不得将计划排成一个月就能做完。


结果因为执行的差距实在太大了,两天一过激情就被打击没了,成了典型的三分钟热度。


编计划之所以会急于求成,这跟个人的性格和外部压力都有关系。


 1、个人性格


有人是急性子,什么事都想赶紧看到结果。


像“拔苗助长”成语故事的宋人,嫌禾苗长得太慢,自己忙了一夜将禾苗都拔高了一节,结果禾苗不仅没长高,反而都死了。


因此,如果发现急于求成跟自己的性格有关,那在编计划时,就要提醒自己“勤于始者怠于终”,适当放慢点速度。


 2、外部压力


有时候,急于求成是由外部压力造成的。


比如,一起毕业的同学,现在别人都月薪5万了,自己还在为月薪1万元奋斗,这时在编制个人学习计划时,就会急于求成了,恨不得在一个月内将所有知识都给学了。


无论急于求成是有自身性格,还是外部压力造成的,比较有效的一个应对方式就是:


在编制计划时,充分考虑客观资源的限制,做好可能遇到挫折的准备和各种风险应对措施。


具体如何做风险管理,欢迎你点击参加这周日开营的《中级思维训练营》,学习一个高级的风险管理工具“7Keys”。


有了严格的风险管理,即使计划编制得急于求成,但因为有风险储备的额外时间和资源,综合下来整体计划还是相对合理的。


04

误区四:没有弹性


编制计划的第四个误区就是:没有弹性。


绝大多数人喜欢做的计划是下面这样的,日程排得密密麻麻,恨不得每一秒钟都给利用上。


将计划排得密密麻麻,没有弹性的主要原因是两个:



▼ 原因一:高估自己的执行力


编制出没有弹性的计划的第一个原因,就是高估自己。


社会心理学上的“过度自信效应”已经证实,100%的人都会高估自己的能力,没有例外,哪怕表现悲观的人也是如此,只不过他们高估自己的幅度比乐观的人小很多而已。


比如,美国的一个社会学实验表明,100%的高中学生认为自己跟他人相处的能力高于平均水平(这在数学上是绝对不可能的),93%的大学教授认为自己的工作能力高于平均水平。


——引用自迈克尔·加扎尼加《人类的荣耀》


因此,在自我高估下,就很容易排出日程苛刻的计划了,虽然99%的情况下都做不到。


▼ 原因二:缺少风险意识


编制出没有弹性的计划的第二个原因,就是缺少风险意识。


在项目管理中,区分有经验的项目经理和新手项目经理的一个显著标志就是风险管理做得怎么样。


有经验的项目经理,因为吃过无数交期延时、成本超支的亏,所以深深地理解,管项目其实就是管理各种风险。


而新手项目经理还没吃过这些亏,在自我高估的加持下,往往无视风险。


那如何编制出一个有弹性的计划呢?


 放大任务的反馈周期,比如以天为单位,改成以周为单位。


 每天留出足够多的空白未计划时间,用作弹性机动。


你可以在YouCore公众号回复“周计划”,获取一个超级有弹性的个人周计划模板。


05

误区五:死守计划


编制计划的第五个误区就是:死守计划。


比如,一个原计划4个月上线的系统,现在已经执行3个月了,连产品设计文档都还没确认。


但依然死守4个月上线的计划,逼着所有人在1个月完成原计划3个月要做的开发、测试工作,这个系统哪怕上线了,质量也可想而知。 


造成这种死守计划的主要原因也有两个:


▼ 原因一:思维惰性


一个高质量的计划,无论是编制还是变更,都需要高强度的脑力活动。


一些人际关系复杂的项目,还需要大量的沟通技巧。


因此,有人怕麻烦,就宁肯死守原计划。


▼ 原因二:误解了尊重计划的本质


一个不被执行人员尊重的计划,几乎是毫无价值的。


因此,为了保证执行力,我们都会反复强调一定要尊重计划。


因此,一些教条主义的项目经理,就死守着计划,不允许调整。


但其实尊重计划里的“尊重”,并不是说计划一点都不能变更,一旦编制计划时的假设发生了变化,就需要变更计划,执行新的基准,否则计划对执行就没有指导价值了。


只不过这个基准不允许随意变更,而是必须走正式的计划变更流程才行。


因此,要发挥计划的指导作用,就必须经常定期做复盘迭代。


06

小结


“凡事预则立,不预则废。”


我们每个人可支配的成本(时间成本、资金成本、机会成本等)有限,同时受限于人类当前的认知,我们对外部环境又不可控。


因此,只有提前在纸面上做一次或多次预演,才有可能避免无谓的成本浪费,从而在有限的成本内完成任务或项目。


计划的本质,就是为实现目标做的预演,同时提供了执行中的基准,保证执行时有了偏差后能及时回到“主航道”。


但如果你踏入了下面的五个误区,那计划的预演和执行基准就没有意义了:


◆ 误区一:无目标导向


◆ 误区二:计划大而全


◆ 误区三:急于求成


◆ 误区四:没有弹性


◆ 误区五:死守计划


具体要怎么走出上面五个误区呢,这就需要你做到下面五点:


1、以终为始,严格从目标出发制定计划。


2、实际编制计划时,遵循近细远粗原则。


3、树立严格的风险意识,在编制和执行计划时做好风险储备和应对措施。


4、避免“高度自信效应”,给计划留足够的弹性。


5、随着计划推进,积极复盘迭代,既要尊重计划,又要适时做计划变更。




“列计划”这类操作看似简单,但如果不能掌握行动起来的技巧,就可能不但无益于目标的达成,还让你对行动望而却步。


这也是为什么在YouCore的训练营里,辅导员会1V1地带着大家对学习过程做慢动作分解的原因。


因为大多时候,我们即使知道了方法,在应用中也依然会碰到三类问题:


① 不会用


 用的先后顺序不对


 使用时因为急于求成,容易受挫,然后就弃用了


所以训练营的学习方法都是颗粒度从粗到细,实操起来从易到难。


排版:Survival


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王世民,著有畅销书《思维力:高效的系统思维》。超过12年的管理咨询和项目管理经验,曾先后领导IBM的成长型企业解决方案事业部咨询团队,以及HP的华南区咨询团队。生于2014年创办了深圳赋能教育科技有限公司,并成功打造了深圳尔雅和YouCore两大品牌。

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