不费力不费脑,几个提升工作效率的小技巧

发布时间:2018-11-19 6评论 5791阅读
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文:Lachel
来源:L先生说(ID:lxianshengmiao)

简单易行的小技巧呢?


今天,分享三种我自己在用的工作方法,适合像你我这样的懒人。


你不需要准备太复杂的工具,只需要一个笔记软件(比如印象笔记、Onenote、有道笔记等,甚至纸笔也可以)就行了。


下面详谈。


1. 旗舰笔记法


你一定经历过这些情景:


和别人交流,当下觉得收获颇丰,过了两天却连聊了什么都不记得了;


关于项目的资料千头万绪,很多东西老是停留在口头上,一直没有推进;


点子、想法、意见,各种信息散落在聊天记录里,需要时,又得从浩如烟海的信息里一点点翻找……


我们每天都会经历数以GB计的信息轰炸,它们可能来自各种渠道,以不同的形式呈现。如果不能良好地加以管理,是很难发挥出价值的。


这导致的直接后果就是:


很多计划说了却一直没落实,很多想法涌现出来随后就消失,很多信息在脑子里过了一遍,需要时却只留下一个模糊的印象。


如何尽可能高效地对它们进行管理呢?最关键的一步就是:


把它们全部统一到一个平台上,快速记录下来。


统一到一个平台,就可以大量节省你的认知成本。你不需要去想「它在哪儿」,不需要去翻箱倒柜、搜索、翻找……只需要打开记录,瞥一眼,就能找到。


这就把不确定性压缩到了最低。


快速记录,意味着你不需要花费太多心力在「记录」上。你可以专注在信息本身,不会被打断,更不会遗忘,可以保留当下最原汁原味的心境和印象。


甚至,不需要分类,只需记下来就好 —— 因为分类只会把你的时间和精力,浪费在「这个分到哪里」「这个要到哪里去找」上面。


这就是旗舰笔记法的核心。


那么,具体如何操作呢?


1)建立一页笔记,叫做「旗舰笔记」,事先写上每一天的日期。


2)任何时刻,当你觉得「这个信息很重要」,不要多想,打开这页笔记,尽可能简洁地写下它的关键字。一条信息一行。


3)每天定期抽出一点时间,对当天的笔记进行处理:待办的,不作改动;正在处理的,在后面加个复选框;已经处理完毕的,在复选框里打个勾。


如果要记录的信息很长,需要一页纸,怎么办呢?另外新建一页笔记,写下你需要记录的内容,然后复制笔记内链,再把内链粘贴到「旗舰笔记」里面。


总体来说,就像这样:


(绿色下划线就是笔记内链)


简而言之:「旗舰笔记」的本质,其实就是一页按日期分类的索引。它可以帮助你快速浏览:这一天有哪些重要的事项?哪些有待处理,哪些正在思考和执行?


你不需要打开各种复杂的工具,在卷帙之间埋头苦找,就能一目了然地看到所有重要的信息。


它就像旗舰一样,把所有信息归置、集中到一起,等着你依次去处理,发号施令。


(起名有点随意,暂时没想到更好的名字,你有什么好想法吗?)


这种方法,对一切信息都适用。包括:


  • 日程:哪一天和谁有约;有什么事情不能改期,必须去做;


  • 任务:有哪些计划有待处理;


  • 灵感:有什么点子,可以进一步构思和发展;


  • 问题:工作中遇到什么问题,需要利用碎片时间去思考;


  • 备忘:有什么信息要保持关注和跟进;


  • 资料:有什么东西,可以存着,下次备查备用;


……


重点在于,每一个条目就是一条「信息」,你没有必要去区分「它是什么」,只需记录下来就行。


同样,一条信息也只有三种状态:待处理,处理中,已完成。


无论是灵感、问题、任务还是备忘,也不管是思考、整合、引用、修改、执行……都逃不出这三种状态。


你只需要记住什么呢?打了勾的不用去管;有复选框的及时跟进;没有标记的抽空处理一下。就这么简单。


你可能会发现,这套笔记法,跟「子弹笔记法」很像。确实,它就是我根据子弹笔记的思路和核心,自己重新梳理出来的方法。


子弹笔记法更适合传统纸本,可以看作是用纸本模拟数码笔记的效率;而旗舰笔记法更适合数码笔记。


它可以帮助你,把每一天的信息变得井井有条,再也不会遗漏和忘记。


2. 舒适清单法


不知道你是否有过这种感觉:


许多时间和任务管理法,确实有用,但是太麻烦,又太庞大了,总有一种高射炮打蚊子的感觉。我的事情也不多,也不需要管理复杂的项目,为什么要把精力花在「工具」本身呢?


英国作家 Mark Forster 也是这样想的。


他认为,市面上的时间管理方法,都有点舍本逐末了 —— 我们的大脑本身就是最好的助手,为什么要让它去适应外部工具,而不是让工具适应它呢?


因此,他提出了一个方法,用来摆脱传统任务管理对思维的束缚,叫做 FFVP。


什么意思呢?全称是 Fast Final Version Plus……是的,你没看错,名字就叫做「快速工作法之最最终版本」。


(不得不吐槽一句:他的偷懒比我真是有过之而无不及)


所以,我在这里翻译成了「舒适清单法」。因为这个方法就是两个核心:


第一,利用一张清单帮你梳理所有工作;

第二,在这个过程中,你是舒适的,自由的,不需要受工具和方法的约束。


具体来说:


1)新建一页笔记,写下10项你需要做的事情。如果超过10项,则把后面的先舍去。


2)放松心情,从头开始,一项项浏览你刚写下的任务。不要有任何压力,也不要思考太久,抓住第一时间闪现的念头即可。


3)如果看到一项任务,你觉得「有必要去做」或「我想去做」,就标记一个点上去。


4)10项任务里面,你可能会标记3-4项,那么,从最后一项标记的任务开始,专注去执行它。


5)做多久呢?不需要设置番茄钟,也不需要给自己任何限制,做到你不想再做为止。


6)如果这项任务完成了,把它删掉,在清单的末尾新增一项任务;如果还没完成,把它移动到清单末尾。


7)如果还有任务被标记,重复4-5-6;如果没有,重复2-3-4-5-6。


这是个很有意思的方式。它看起来非常简单,毫无技术含量,但恰恰是这种方式,能有效地减轻大脑的负担。


对于一项任务,我们会有非常多的考量:它什么时候截止?它是否重要?它对我有什么价值?它能拖延多久?它会产生什么风险?……诸如此类。


但问题在于:综合了这么多的因素,我们该如何去判定优先级呢?


各类时间管理方法,最复杂的点也就在于这里。


而舒适清单法的思路就是:把这个任务,交给我们的大脑,用第一印象和直觉来判断。


原因非常简单:一项任务,什么情况下能完成得最好?必然是我们自发、愿意去做的情况下,才能发挥最好的效果。


那既然如此,为何不顺势而为,让大脑自己决定「哪一项才是最愿意去做」的事情呢?


可能有人会担心:用这种模式,会不会造成偏斜?会不会有些任务,我就一直拖延着,从来没有动过?


无需忧虑,大脑自然会调整这一点。如果一项任务非常紧迫,不能不做,也不能拖延,这种紧迫感自然牢牢地「抓住你」(Jumps out at you)。你完全不用担心会错过。


而如果有些任务,在清单上停留了好几天、好几周,一直没有动过,那就说明,它们在你心中,是真的不重要。


你需要考虑的是:要么调整它们,要么调整自己的认知和驱动力。


如果你的待办清单上,已经积压了一大堆「已过期」的事务,那么不妨试试这套舒适清单法,或许会有如释重负的感觉。


3. 断点记录法


我在不少文章里,都提到过一点:要警惕「多任务工作」。因为多任务会积累大量切换成本,占据隐性认知资源,降低效率。


但像我这么懒的人,不喜欢老是做同一件事情,因为很容易就分心,失去新鲜感,怎么办呢?


我自己常用的方法,是做工作的「断点记录」。


什么是断点?顾名思义,它就是工作的切换和接驳点,可以帮你再切换回来的时候,快速恢复原本的状态。


具体做法非常简单,牢记这三步就行:


1)开始工作时,同步打开一页新的笔记。


2)工作过程中,有任何想法、问题、进展,随时打开笔记,用关键词记下来。


3)当你做完别的事情,切换回来后,通过这些记下来的「断点」,快速恢复之前的工作状态。


详细讲讲第二步。在什么情况下,需要把念头记录下来,使其成为「断点」呢?


以构思这篇文章为例:


最开始的时候,我可能会思考「要写什么选题」。那么,我回顾了之前的推送,发现很久没写工作效率了,暂定以工作效率为主题。这时,就可以记下「工作效率」。


工作效率这个概念也很广,如何选择切入点,才能既有趣又有料呢?记下「切入点?」


搜集资料时,读到几篇复杂的文章,大脑有点疲劳。突然想到:能不能以「懒人」为切入点,写一些简单可行的工作技巧?记下「疲劳,复杂,懒人」。


确定了选题,下面就是内容了,该用什么结构去写呢?我想按惯例,分三到四个点去阐述,但还没想好,于是先记下「信息,任务,?」……


大概就是这样的模式。


你会发现,这种做法,并不只是适用于短暂的切换 —— 它也适用于长时间、大任务的交替进行。


它的本质,是将你一系列的思路记录下来,通过「钩子」的原理,喊醒你的情景记忆,让你回到之前构思和产生火花的状态。


它可以将整个任务串联起来,变成一条线,并通过「线头」,让你时时刻刻都能随时抓住它。


这些关键词就像积木,可以快速、完整地,帮助你重现任务的情境。


包括做工作日志、整理项目经验和复盘,这些「断点记录」都会非常有用。


当然,最重要的,还是要把它内化,让自己习惯这种随时随地把想法「书面化」下来的模式。


你会发现,虚无缥缈的「思考」过程,变得更加有迹可循。


作者简介:Lachel,20万关注的高效思维达人,知识管理、时间管理专家,深度思考践行者。17年创立品牌「智识学院」,目前已开设多期「智识训练营」。

责任编辑:Spencer 周芝羽
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