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工作又快又轻松的人,是如何节省时间的?

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发表于2017-07-27 21:40:35


我想, 这些场景,你一定经历过。


在一堆文件夹中来来回回、进进出出,花了半小时就为了找一个文档;


每天接收到大量文件,久而久之,硬盘迅速被占满,想清理却不知道从何入手;


记下一段有用的信息,过两天要用的时候却忘了放在哪里,导致丢三落四,不得不多次返工……


这些现象,最主要的原因,是因为缺乏工作的条理性。


日本作家泉正人在《超级整理术》一书中,提到过:据研究,一个现代商务人士,一天中会接触到大约 190 条信息;一年中花在找东西上的时间,大约是 150 小时。


什么是信息呢?跟工作相关的一切资料,都是信息。小到一段与同事的对话,一个无意间提到的需求,一篇文章,一个吉光片羽的灵感,大到一份文档,一个表格,一份方案,都是一条信息。


每一次工作的执行,就是对信息的处理。要么是把信息作为执行对象(写方案、填表格),要么是作为辅助资料(链接、文章等),要么是对工作有用,需要在某个环节补充进来,纳入思考的(某个灵感、需求、BUG、注意点等)。


但实际工作中,许多人对信息的管理,是相当薄弱的。


我见过很多这样的情况:跟新人交待一件事情,内容比较多,他频频点头称是,却没有任何动作。不得不示意他:记下来吧,要点太多了,会记不住的。


好一些的情况,会主动拿便签、记事本记下来。但这种也有个问题,交待的事情如果不是当天要办,过了两天,经常就找不到信息记录在哪里了,只得反复跑过来询问。更有甚者,直接忘了这回事,被指出之后才一脸恍然大悟:对喔,我忘了。


这就会导致,日常工作中,大量的时间和精力,都耗费在这些无意义的事情上面 —— 来回找信息,沟通,返工。


许多人的工作效率,就这样被一点点蚕食掉。


如何解决这个问题呢?


这就需要在工作中,建立一套信息处理体系。


我将其称为「工作信息流」体系。



一个典型的「工作信息流」是什么样的?


大抵上,如下图所示:

举几个简单的场景:


产品经理开发一个产品之前,可能会把一些想法发到几个种子用户群里,让种子用户帮忙做评判、出主意;有时候,还要做一个简单的问卷,让他们帮忙填写。这个过程可能会持续几周,那么,这几周里面的群聊天记录、填写的问卷,就是「可能用到的信息」。


下一步,产品经理需要做一个需求列表,把大家希望具备的功能列出来,再让开发去实现。这个时候,前面这些聊天记录和问卷回馈,就变成了「正需要用到的信息」—— 因为列表的完成,必须参考这些记录。当然,做好的列表,也归在这其中。


等产品上线了,进行下一个版本的更新,这时前面这些文件,就成了「已经用完的消息」。


这就是一段工作信息流的完整流程。


可以看到,如果没有做好信息流管理的话,就可能导致很多问题产生。


比如,没有把聊天记录保存起来,在列功能需求时,就很容易忘记参考大家提的意见,漏了几项重要功能没写。导致上线版本的效果,远远低于预期。


再比如,做一个活动方案,可能需要引用大量内容。如果没有管理好信息,就要打开几十个标签页,一堆 Excel 文档,一堆 Word 文件,翻微信记录、邮件……且不说在这里搜寻和整理资料的时间,光是翻来覆去查找这些文件,就浪费了不知道多少时间。


那么,如何建立自己的「工作信息流」呢?


下面,从收集、处理和归档三方面,详细讲述。


一、概述


整套「工作信息流」体系,最好是 以「项目」为核心。


什么是项目?一个时间段内,通过一系列任务,最终完成一个独立的产出,就是一个项目。简而言之,写一篇约稿,是一个小项目;策划一个线上活动,是一个大一点的项目;开发一款APP,是一个更大的项目。


每一个项目,都有着自己的「工作信息流」。这样,当你着手去执行项目的时候,才能最快地知道:我有哪些信息可以用?有哪些资料需要参考?有哪些任务需要完成。


我们不妨以「策划一个线上活动」为一个项目,来详细讲解这套「工作信息流」体系。



二、收集


工作信息流,最核心的,就是把所有信息收集起来,在自己需要的时候,能够第一时间拿到手,进行处理。


那么,针对我们的项目,可能获取信息的方式,有这么几个:


1. 用电脑的场景


假设我要为某品牌策划一场线上活动,那么,当我浏览网页的时候,可能会得到哪些方面的信息呢?


某平台发布的行业报告 —— 也许可以用在策划方案里,说服客户;

某友商做过的活动案例和 H5 页面 —— 也许可以用来参考;

某个专业网站对前者的评论和分析 —— 先存着,做方案时可以拿来对比;

或者,自己突发奇想的某个灵感 —— 赶紧记下来,后面再去好好思考、研究;


……


这些信息,我会用印象笔记,将它们全部聚合在同一个位置,便于在使用时迅速聚焦。


如何收集呢?

1)事先在印象笔记中新建一个笔记本,叫做 Inbox,用来作为收集箱;

2)遇到任何有价值的信息,用印象笔记的全局热键,新建一条笔记;

3)粘贴如下内容:需要收集的信息,来源网址,自己的想法和批注;

4)在「标签」处打上项目名,如「XX品牌活动」,便于检索。

于是,这条信息,就已经被完整地收纳进来了。


其他场景,诸如收到新邮件、用微信 PC 端聊天,也是一样的。复制,新建笔记,粘贴,加标签,完成。将所有信息,全部聚合在同一个地方,后面再慢慢去筛选和整理。


2. 用手机的场景


用手机的场景,大多数,不超出这三种情况:微信聊天,面对面对话,拍照。


分情况讲:


1)微信聊天:用微信作为同步和中转的平台。先长按所有需要保存的信息,多选,再合并转发给自己。后面用电脑时,登录微信PC端,等内容同步过来,再转移到印象笔记里即可。

2)面对面对话:这种情况,直接在印象笔记中新建一页,选择录音,将对话的内容录下来即可。后面如果需要快速识别,可以用登录PC端,将音频「另存为」导出,再用讯飞听见转换即可(付费服务)。


3)拍照:这种就很简单,拍完,进入印象笔记,新建笔记,将图片嵌进去即可。


3. 文件传输


这种是最常见的情况。


碎片化的信息,用印象笔记收纳很方便。整块的文件、文档,怎么处理呢?


我的建议是:建立一套规范体系,将文件存放在硬盘里,再连接到笔记中。


团队内部的文件,可以用亿方云或坚果云进行协作,省去文件传输的步骤。


举个例子:我做完方案初稿,需要给 CEO 看一下,直接在本地文件夹打开,修改,关闭,等待后台自动同步完成。然后微信戳一下 CEO,告诉他「方案搞定了,你有空看一下」。等他有空的时候,直接打开他电脑上的文件,阅读,把批注写在里面,关闭。后台同步。我这边就能看到他的意见了。


微信收到文件,也是一样的:点击下载,下载完后,点右上角分享,分享给亿方云或坚果云 APP,选择保存的位置即可。


这里要提一下,文件保存和命名的规范。


很多人的习惯是把文件丢在桌面,等到桌面满了,再去慢慢清理。这样一来不好看,二来无论查找、整理,都非常费时费力。如果没有命名的习惯,那更是灾难 —— 不要觉得自己能记住,过两天很多人就记不住了。


规范的做法是什么?是确定一套文件管理体系,每一次收到文件,都放到固定的位置上,做好命名。这样一来就非常清晰,需要什么文件,到相应的位置去找就好。


一套文件管理体系,需要包含哪些内容呢?


1)储存:

通用的做法,是按项目来划分文件夹。比如,在D盘中新建一个「XX品牌活动项目」的文件夹,在其下再建立「会议纪要」「方案」「报告」等子文件夹,把所有相关文件分门别类集中起来。


2)命名:

推荐的命名方式,是「日期_文件名_版本号」,比如:

170720_活动社媒推广方案_4.1

这样,不用打开,也能大致了解文件内容。


3)版本管理:

养成一个好习惯:任何文档,打开第一页,先新建一个表格,将每一次的修改记录,清清楚楚地记下来。包括:

最新版本,修改日期,修改人,修改提要,修改原因。

如:4.1,170720,Alan,P1/12/13/15 加批注。

这样的好处,是让对于文档的每一次修改,都有据可查。出了什么问题,有任何混淆,都能立刻找到相应的负责人,并澄清原因。


以上所有方式,如果你喜欢轻便、跨平台,建议用印象笔记;如果你只在电脑上处理事情,用Onenote 也可以。


养成上述习惯,坚持践行,就能高效、清晰地收纳好每一条信息,避免时间的重复和浪费。



三、处理


当我们真正开始处理项目的时候 —— 比如说,开始着手做一份详尽的执行方案 —— 除了眼前的 PPT,还会有许多需要参考和思考的信息。比如各种搜集到的数据、各种萦绕在脑海里的问题、各种报表、参考案例……


它们可能来自于多条笔记,也可能来自于不同文件夹下的多个文件,那么,怎么保证把它们集中到一起,避免遗漏呢?


你需要建立一个「工作台」


工作台,顾名思义,就是把所有「需要用到的信息」全部摆在面前,等待自己去处理。


具体做法是:


1)在印象笔记 / on___enote 中建立一个笔记本,命名为「工作台」

2)执行某个项目时,在「工作台」中新建一页笔记,用项目名命名;

3)将所有项目相关的内容,全部记入工作台。


具体需要记录哪些内容呢?主要有下面几部分:


有哪些问题需要思考?

目前的进度和障碍是什么?

所有可能用到的资源是什么?


着重讲讲第三部分。

这一块,主要是笔记和文件。前者很简单,用标签筛选、笔记内链均可;

后者,如果是Onenote 的话,可以插入文件链接,用链接的方式打开文件,比较方便;印象笔记的话,可以直接用文字描述,以免遗漏。


这样一来,无论任何时候,只要打开这页「工作台」,就能对整个项目的状况 —— 做到哪里,该做什么,还需要做什么 —— 一目了然。


下一步,当你梳理好工作台上面的问题,找到了解决的方式,就要将「问题」转化为「行动」。


这一步,建议用滴答清单来完成。


用滴答清单列出所有的「行动」,执行后,再回到工作台,将结果记下来,方便后面查找。


这个「工作台」,就是你对于这个项目的「外部大脑」。所有关于项目的资料、信息,所有需要处理的原材料,全部放在这里。将你的大脑腾空,让它有更多的资源和空间去思考。



四、归档


最后一步,就是将已经执行完毕的项目,进行归档处理。


每一个项目,势必都会产生大量的文件。如果放任它们存放在硬盘里的话,很快就会占满空间。如果删掉,又担心后面要用到。该怎么办呢?


最好的办法,是储存在云端。


这一步,推荐用 Google 的云端硬盘来完成。


操作也很简单。打开 Google 云端硬盘,登录,点击新建-上传文件夹,选择你希望上传的文件夹,静待上传完成。(可以在「设置」中勾选:将上传的文件转换成 Google 编辑器格式。后面打开时会比较快)


完成后,将本地文件删掉,轻松搞定。


如果不方便用 Google,也可以试试国内的服务,比如腾讯微云。


这里再科普一下「网盘」和「同步盘」的区别:

前者是将内容上传到云端,你在本地的操作,不会影响云端,比如 Google云端硬盘、百度网盘;

后者是在本地同步生成一个文件夹,你在这个文件夹里面的所有操作,都会同步到所有地方,包括云端。比如亿方云、坚果云。


千万别混淆两者,不然你的文件就真的没了。


当然,在将文件上传之前,别忘了进行复盘。将整个项目中的教训、经验和有用的数据保留下来,储存在印象笔记里,作为下一次项目「可能用到的文件」,参与新的工作信息流。


最后,用一张图,来阐明整个流程吧。

作者简介:Lachel,广告人、互联网经理人,现创业公司CEO。知乎25万赞作者,心理学、管理、市场营销领域活跃作者。LinkedIn、36氪、分答、插坐学院特约作者。公众号:L先生说(Lxianshengmiao)

原作者名: Lachel

转载来源: L先生说(Lxianshengmiao)

转载原标题: 工作又快又轻松的人,是如何节省时间的?

授权说明: 合作转载

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